Diese Datenschutzerklärung informiert Sie als Besucher unserer Website darüber, wie wir personenbezogene Daten im Rahmen dieses Online‑Angebots verarbeiten. Sie erfüllt die Anforderungen der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes und ist auf die Vorgänge beschränkt, die tatsächlich mit dem Besuch unserer Seiten verbunden sind. Interne Systeme, die ausschließlich Mitarbeiterdaten verarbeiten, werden hier nicht aufgeführt, da sie für die Nutzung der Website nicht relevant[1].
1 Verantwortlicher
Ludwig Zimmermann Heizung‑ & Sanitär GmbH
Prager Ring 28, 52070 Aachen, Deutschland
Telefon: +49 241 165 371
E‑Mail: info@ludwig‑zimmermann.de
Da unser Unternehmen weniger als 20 Beschäftigte hat, sind wir gemäß § 38 BDSG nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an die oben genannten Kontaktdaten wenden.
2 Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Beim Besuch unserer Website verarbeiten wir personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website und zur Bearbeitung Ihrer Anfragen erforderlich ist. Die Verarbeitung beruht auf folgenden Rechtsgrundlagen:
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an einer stabilen und sicheren Bereitstellung unseres Online‑Angebots.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. Beantwortung einer Anfrage) erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – wenn Sie uns für bestimmte Vorgänge Ihre Einwilligung erteilen (z. B. Aufzeichnung eines Telefongesprächs oder Versand eines Newsletters).
3 Bereitstellung der Website und Server‑Logfiles
Beim Aufruf unserer Website werden durch den von Ihnen genutzten Browser automatisch bestimmte Informationen an den Server unserer Website übermittelt. Diese Daten (z. B. IP‑Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browsertyp und Betriebssystem, Referrer‑URL und aufgerufene Seiten) werden in Logfiles gespeichert. Die Verarbeitung dient der Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus, der Systemsicherheit und der Optimierung unseres Angebots. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
4 Verwendung von Cookies
Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Seiten erforderlich sind, beispielsweise um Ihre Sitzung aufrechtzuerhalten. Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser auf Ihrem Endgerät speichert. Sie können Ihren Browser so konfigurieren, dass er das Setzen von Cookies einschränkt oder verhindert. Ohne Cookies kann es zu Funktionseinschränkungen kommen. Wir setzen keine Tracking‑ oder Analyse‑Cookies ein.
5 Kontaktaufnahme über Formular oder E‑Mail
Wenn Sie per E‑Mail oder über ein Formular mit uns in Kontakt treten, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben (z. B. Name, E‑Mail‑Adresse, Telefonnummer, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme).
Die Formulare innerhalb unserer Website werden über unsere Hosting‑Plattform Chimpify bereitgestellt. Chimpify hostet alle Website‑Inhalte auf Servern innerhalb der EU und verarbeitet Formulardaten ausschließlich in unserem Auftrag.
Bei speziellen Formularen (z. B. zur Übermittlung von Dokumenten) nutzen wir gelegentlich Zoho Forms. Mit Zoho Corporation besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; es können Daten in Drittstaaten (Indien/USA) übermittelt werden. In diesem Fall greifen wir auf Standardvertragsklauseln zurück, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.
Wir speichern Ihre Kontaktanfrage so lange, wie dies zur Bearbeitung erforderlich ist, und löschen sie anschließend, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
6 Hosting und E‑Mail
Unsere Website wird auf der Plattform Chimpify betrieben. Chimpify hostet unsere Seiten in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Der Domainname wird über Alfahosting GmbH registriert; Alfahosting stellt die reine Domain zur Verfügung und verarbeitet in diesem Zusammenhang keine personenbezogenen Website‑Daten.
Der geschäftliche E‑Mail‑Verkehr läuft überwiegend über Microsoft Exchange Online (Microsoft 365) mit Serverstandorten in der EU. Wir nutzen starke Verschlüsselung und rollenbasierte Zugriffe, um Ihre Daten zu schützen. Geschäftliche Korrespondenz wird entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. Handels‑ und Steuerrecht) gespeichert.
7 Telefonischer Kontakt und KI‑Assistent „Lisa“
Nutzung eines KI‑basierten Sprachassistenten („Lisa“) – inkl. Aufzeichnung (nur mit Zustimmung)
Wenn Sie telefonisch mit uns Kontakt aufnehmen, wird Ihr Gespräch möglicherweise zunächst von unserem digitalen Sprachassistenten „Lisa“ entgegengenommen. Es handelt sich dabei um eine automatisierte Anwendung – es steht Ihnen keine reale Person gegenüber.
Welche Daten verarbeitet werden
Während des Anrufs wandelt das System Ihre gesprochenen Worte in Text um. Dabei erfasst es die von Ihnen genannten persönlichen Angaben (beispielsweise Ihren Namen, Ihre Telefonnummer, das Anliegen oder einen Terminwunsch) und erzeugt ein Gesprächsprotokoll sowie eine Aufzeichnen des gesprochenen. Darüber hinaus werden technische Verbindungsdaten wie Rufnummer, Zeitpunkt und Dauer des Anrufs gespeichert.
Zweck der Verarbeitung
Die KI unterstützt uns dabei, Ihre Anliegen effizient zu bearbeiten, insbesondere bei Terminvergaben oder einfachen Rückfragen, und hilft uns zugleich, unseren Service zu optimieren.
Rechtsgrundlagen
Erforderliche Daten zur Terminvereinbarung oder -Durchführung verarbeiten wir zur Vertragsabwicklung bzw. zur Anbahnung eines Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Eine Aufzeichnung bzw. Textfassung des Gespräches erfolgt ausschließlich mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Gleich zu Beginn informiert Sie eine Ansage darüber, dass der Anruf KI‑gestützt verarbeitet wird auf Nachfrage verweist Sie auf unsere Datenschutzhinweise. Möchten Sie dies nicht, wird das Gespräch auf Wunsch an eine menschliche Person durchgestellt. Alternativ können Sie das Gespräch beenden und z.B. per E‑Mail oder auf anderem Wege Kontakt aufnehmen. Führen Sie das Telefonat fort, werten wir dies als stillschweigende Zustimmung zur Verarbeitung durch die KI.
Speicherdauer
Die erstellten Aufzeichnungen werden maximal 30 Tage, Transkripte maximal 6 Monate aufbewahrt, um Rückfragen klären oder Qualitätsanalysen durchführen zu können. Anschließend werden sie automatisch gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder ein Streitfall eine längere Speicherung erfordern.
Widerruf Ihrer Einwilligung
Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen – entweder während des Gesprächs durch Mitteilung an das System oder nachträglich durch eine formlose Mitteilung an uns. Die bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.
8 Empfänger und Drittanbieter
Die von uns eingesetzten Dienstleister (z. B. Hosting‑Provider, Formularanbieter) verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag und sind durch Auftragsverarbeitungsverträge zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich erlaubt oder erforderlich ist (z. B. zur Verfolgung von Rechtsansprüchen) oder wenn Sie eingewilligt haben.
9 Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungspflichten vorsehen. Sobald der Zweck entfällt oder gesetzliche Fristen abgelaufen sind, werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.
10 Rechte der betroffenen Personen
Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:
• Auskunft (Art. 15 DSGVO) über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO) Ihrer Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO) gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die auf einer Interessenabwägung beruht.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt.
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft.
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.
11 Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern oder wenn wir neue Funktionalitäten einführen. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar.
